Sebelum membuat informasi, sebaiknya terlebih dahulu kita mengetahui perbedaan antara data dengan informasi. Data merupakan hasil dari suatu penelitian yang menggambarkan suatu objek atau nilai tertentu, sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data sehingga menghasilkan sesuatu yang bisa digunakan sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan. Berikut ini cara mengolah dokumen Excel untuk menghasilkan informasi.
1. Mengolah Data Angka dengan Menggunakan Hitungan Statistik
Pengolahan data angka umumnya melibatkan perhitungan dengan menggunakan fungsi dari formula. Saat mengisi data dalam tabel, Anda tidak perlu menuliskan rumus pada setiap data yang diolah karena Excel menyediakan fasilitas yang dapat mempercepat pekerjaan Anda, yaitu fasilitas Autofill. Dengan menggunakan fasilitas tersebut, Anda tinggal menuliskan rumus sekali saja di posisi awal kolom yang perlu diisi. Setelah itu, Anda tinggal melakukan drag dan drop fill handle pada sel rumus, maka data yang ada akan diproses sesuai dengan rumus yang ditentukan. Lebih jelasnya, Anda dapat mencoba contoh di bawah ini.
Ketentuan
1. Tunjangan : jika jenis kelamin laki-laki maka tunjangan Rp 10000 dan jika perempuan maka tunjangan Rp 5000
2. Total : gaji pokok ditambah tunjangan
3. Gaji bersih : total dikurangi PPH
Cara mengerjakan data tunjangan, letakkan kursor pada E2 kemudian tuliskan rumus:=IF(C2=”L”;”5000”). Jika Anda ingin menghitung total maka gunakan rumus:=D2+E2, sedangkan jika ingin menghitung gaji bersih maka gunakan rumus:=F2-(F2*10%).
Dari data tersebut, jika ingin mengisi kolom hasil maka gunakan rumus:=D2*E2 sehingga didapat nilai keseluruhan dari data yang ada.
Setelah mendapatkan data hasil, kita akan dapat mengerjakan nilai penjualan terkecil, nilai penjualan terbesar, nilai rata-rata penjualan, dan nilai total penjualan. Nilai penjualan terkecil dihitung dengan menggunakan rumus:=MIN(F2:F9), nilai penjualan terbesar dihitung dengan menggunakan rumus:=MAX(F2:F9), nilai rata-rata penjualan dihitung dengan menggunakan rumus:=AVERAGE(F2:F9), dan total penjualan dihitung dengan menggunakan rumus:=SUM(F2:F9).
2. Mengolah Data dengan Menggunakan Hitungan Matematika
Pada microsoft Excel kita juga dapat melakukan operasi matematika dengan bilangan yang umum digunakan. Operasi bilangan yang sering digunakan meliputi penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, persen ataupun eksponensial Berikut ini adalah contoh dari beberapa operasi matematika pada bilangan A, B, C.
Untuk mengerjakan soal-soal tersebut, kita dapat menggunakan operasi hitungan matematika seperi pada uimumnya. Misalnya, asil A+B+C dicari dengan menggunakan rumus: =A+B+C. Hasil operasi perkalian (A x B) – C dicari dengan menggunakan rumus: =(A*B)-C. Dalam operasi perkalian ini, kitas hanya mengubah tanda pengalinya dari lambang x menjadi *. Cara mengerjakan soal selanjutnya menggunakan l;angkah-langkah yang sama.
3. Mengurutkan Data
Saat ,mengurutkan suatu data, kita harus menentukan terlebih dahuilu kriteria pengurutannya. Pengurutan data diperlukan untuk memudahkan kita dalam mencari data. Agar Anda lebih mudah memahami cara untuk mengurutkan data. Berikut ini langkah-langkah mengurutkan tabel berdasarkan jenis.
a. Blok semua tabel yang memuat data, dalam hal ini tidak termasuk nomor urut.
b. Klik menu Data.
c. Klik Sort sehingga tanpil kotak dialog Sort.
d. Pilih kiteria yang diinginkan dengan cara memilih kotak isian Sort by.
e. Pilih Ascending jika ingin mengurutkan secara naik (dari A-Z) atau pilih Descending jika ingin mengurutkan ecara menurun. (dari Z-A).
f. Klik OK.
4. Menyaring Data
Langkah-langkah menyaring data adalah sebagai berikut.
a. Blok data yang akan disaring.
b. Klik menu Data.
c. Pilih Filter, kemudian klik Auto Filter.
d. Setelah itu, pada setiap kolom data akan muncul tanda panah.
e. Klik tanda panah pada salah satu kolom dan klik kriteria yang telah ditentukan.
f. Setelah itu, akan tampil hasil penyaringan data sesuai kriteria yang dipilih.
Formula dan Fungsi dalam Microsoft Excel 3
Fungsi merupakan rumus yang telah siap digunakan yang disediakan oleh Microsoft Excel. Fungsi tersebut berguna untuk membantu proses penghitungan. Penulisan fungsi didahului dengan tanda sama dengan (=), diikuti nama fungsi yang digunakan, diberi tanda kurung buka, kemudian argumen0argumen dari fungsi yang dipisahkan dengan tanda koma, dan diakhiri dengan tanda kurung tutup.
Nama dari beberapa fungsi di Exceladalah SUM, AVERAGE, MAX, MIN, LARGE, SMALL. Biasanya nama fungsi mengacu kepada fungsi yang digunakan. Misalnya, SUM untuk mencari jumlah, AVERAGE untuk mencari rata-rata, MAX untuk mencari nilai maksimum, dan lain sebagainya.
Argumen-argumen merupakan konstanta-konstanta, rumus, ataupun sebuiah fungsi. Argumen-argumen juga bisa dituliskan dalam bentuk sel-sel acuan. array-array, ataupun bentuk logika seperti TRUE atau FALSE. Bentuk penulisan fungsi dapat dilihat pada contoh dibawah ini.
= Nama fungsi (Argumen1, Argumen2)
= AVERAGE (A3:A3)*B3 atau SUM (A4:A6) + (C1/C2)
a. Memasukkan Fungsi
Memasukkan fungsi di worksheet bisa dilakukan secara manual atau dengan menggunakan fasilitas Insert Function. Jika menggunakan cara manual, maka Anda bisa langsung mengetikkan fungsi yang diinginkan. Namun, cara manual menuntut Anda untuk hafal nama fungsi dan argumen yang digunakan.
Berikut ini lnagkah-langkah untuk menggunakan fasilitas Insert Function.
1) Klik Sel yang ingin diisi fungsi, mmisalnya di sel D2.
2) Klik menu Insert.
3) Klik submenu Function sehingga akan muncul kotak dialog.
4) Pada kotak pilihan Function category, pilih fungsi yang ada di Excel , misalnya pilihan All.
5) Pada kotak pilihan function name, pilih fungsi yang ingin digunakan, misalnya pilihan SUM digunakan untuk menghitung seluruh jumlah siswa.
6) Klik tombol OK hingga muncul kotak dialog.
7) Klik kotak sebelah kanan Number 1 dan pilih range sel sebagai masukan argumen fungsi.
8) Klik sebelah kanan kotak isian tersebut untuk mengembalikan ke bentuk semula.
9) Jika semua data yang akan dihitunh telah dimasukkan, maka Number 2 bisa dikosongkan.
10) Seanjutnya, klik OK.
b. Berbagai Jenis Fungsi
Microsoft Excel mempunyaibanyak fungsi yang dapat digunakan, berikut ini beberapa contoh fungsi yang terdapat dalam Microsoft Excel.
1) Fungsi SUM
Fungsi SUM digunakan untuk menghitung secara keseluruhan jumlah data yang ingin dijumlahkan. Sebagai contoh, apabila ingin menjumlah data dari selang sel antara B5 sampai B10 maka rumus yang digunakan adalah : =SUM (B5:B10). Fugsi SUM dapat dipergunakan dengan berbagai variasi penggunaan.
2) Fungsi MAX
Fungsi MAX digunakan unuk mencari nilai terbesar (maksimum) dari ekumpulan data di Microsoft Excel. Sebagai contoh, apabila ingin mencari nilai maksimum dari pendapatan hasil penjualan yang diperoleh selama semester pertama (B3 sampai B8) untuk diletakkan di B9, maka rumus yang digunakan adalah: =MAX(B3:B8).
3) Fungsi MIN
Kebalikan dari fungsi MAX, fungsi MIN digunakan untuk mencari nilai terkecil (minimum) dari sekumpulan data di Microsoft Excel. Misalnya, apabila ingin mencari pendapatan terkecil dari penjualan yang didapat selama semester pertama (B3 sampai B8) yang diletakkan di B10. Maka rumus yang digunakan adalah: =MIN(B3:B8).
4) Fungsi AVERAGE
Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data di Microsoft Excel. Sebagai contoh, apabila ingin mencari rata-rata dari pendapatan penjualan yang diperoleh selama semester pertama (B3 sampai B8) utnuk diletakkan di B11, maka rumus yang digunakan adalah: =AVERAGE(B3:B8).
5) Mencari Pangkat dari Suatu Nilai
Mencari pangkat di microsoft Excel, misalnya 33, bisa saja dituliskan dengan rumus =3*3*3 atau bila di sel A2 dituliskan dengan rumus : =A2*A2*A2. Rumus trsebut masih bisa digunakan apabila nilai pangkatnya masih dalam kisaran kecil. Namun, bagaimana jika nilai pangkatnya 50 atau 100, atau bahkan dalam bentuk pecahan?
Nilai oangkat di Microsoft Excel dapat dicari dengan menggunakan operator ^. Misalnya, nilai p[angkat 100 di sel A3 diotuliskan dengan rumus: =A3^100, sedangkan nilai pangkat bentuk pecahan seperti 0,5 dituliskan dengan rumus =A3^0.5.
6) Mencari Akar Suatu Nilai
Nilai akar di Microsoft Excel bisa dicari dengan menggunakan fungsi SORT. Caranya, yaitu dengan menuliskan nilai akar yang dicari, misalnmya SORT(49) atau apabila mencari akar dari nilai yang terdapat di sel A3 maka dituliskan SORT(A3).
Nilai akar pangkat tiga, akar pangkat empat, dan seterusnya, bisa dicari dengan menggunakan operator pangkat. Sebagai contoh, seperti yang sudah kita ketahui bahwa akar pangkat tiga sama dengan pangkat 1/3 sehingga untuk mencari akar pangkat tiga yang terdapat di sel A3 dapat dituliskan dengan rumus =A3^(1/3).
Formula dan Fungsi dalam Microsoft Excel 2
2. Pembuatan Rumus
Pengolahan angaka dalam microsoft Excel menggunakan rumus-rumus untuk mendapatkan nilai tertentu. Rumus tersebut meruipakan persamanan-persamaan yang terbentuk karena perhitungan dari nilai-nilai yang terdapat di worksheet. Penting Anda ingat, penulisan rumus harus didahului dengan tanda sama dengan (=).
Penggunaan rumus di Microsoft Excel harus memperhatikan tingkatan operator yang digunakan. Hal tersebut penting karena apabila menggunakan beberapa operator dalam satu rumus maka Microsoft Excel akan melakukan operasi pada operator yang tingkatannya lebih tinggi dahulu. Jika dua operator tesebut mempunyai tingkatan yang sama, seperti penambahan dan pengurangan, maka Micrososft Excel akan melakukan operasi dari kiri ke kanan.
| No | Operator | Keterangan |
| 1 | Titik dua (:), koma (,), spasi ( ) | Operator-operator acuan |
| 2 | - | Tanda negatif |
| 3 | % | Persentase |
| 4 | ^ | Eksponensial |
| 5 | * dan / | Perkalian dan pembagian |
| 6 | + dan - | Penjumlahan dan pengurangan |
| 7 | & | Penggabungan dan string |
| 8 | =<> <= >= <> | Perbandingan |
Selain tingkatan operator, penggunaan rumus juga perlu memperhatikan tanda kurung. Tanda kurung akan dioperasikan terlebih dahulu dari operasi lainnya. Oleh karena itu, tanda kurung sangat menentukan hasil dari suatu operasi. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan contoh berikut ini.
= (5+2)* hasilnya 14
= 5+2* hasilnya 9
Kedua perhitungan di atas menunjukkan hasil yang berbeda dengan adanya operasi yang menggunakan tanda kurung.
- Meng- Copy Rumus
Di dalam Microsoft Excel, anda bisa melakukan penghitungan dengan hanya menggunakan satu rumus. Jika ingin menggunakan kembali rumus tersebut, maka cukup dengan meng- copy hasil penggunaan rumus. Dengan begitu, pekerjaan akan menjadi lebih cepat dan efisisen.
Sebagai contoh, terdapat data laba kotor di sel A2 sampai sel A10 dna data pengeluaran di sel B2 sampai sel B10. Jika ingin mendapatkan laba bersihnya berada di sel C2 sampai C10, maka cukup dengan menuliskan rumusnya di sel C2 kemudian meng- copy-kannya samapai di sel C10. Berikut ini langkah-langkah yang ditempuh.
1) Ketikkan rumus di sel C2, kemudian tekan Enter sehingga keluar hasil penghitungan rumusnya.
2) Aktifkan kembali sel di tempat penulisan rumus.
3) Tempatkan pointer mouse di sudut kanan bawah sel sampai pointer berbuah menjadi tanda tambah.
4) Klik dan tahan mouse, kemudian tarik ke seluruh sel di mana hasi penggunaan rumus ingin ditempatkan.
5) Lepaskan klik mouse sehingga akan tampil hasil akhirnya di seluruh sel tempat rumus.
- Penulisan rumus dengan Acuan
Terdapat tiga acuan dalam menuliskan rumus di Microsoft Excel. Acuan tersebut antara lain, acuan relatif, acuan mutlak, dan acuan campuran. Secara standar, Excel menuliskan rumus dengan menggunakan acuan relatif.
1) Acuan Relatif
Acuan relatif adalah acuan yang berada di rumus yang akan berubah secara otomatis apabila sel yang emnggunakan rumus tersebut berubah. Misalnya, jika mempunyai rumus di sel C2 yang mengacu ke sel A2 dan B2 yang kemudian dikopikan di sel C3 sampai C10, maka rumus di C3 akan emngacu ke sel A3 dan B3. Apabila dikopikan lagi ke sel C4 maka rumus di C4 akan mengacu ke A4 dan B4.
2) Acuan Mutlak
Acuan mutlak adalah acuan terhadap rumus yang tidak akan berubah meskipun sel di mana rumus tersebut digunakan berubah. Acuan sel mutlak di rumus, misalnya $B$2 selalu mengacu ke sel tertentu. Jika akan menggunakan acuan mutlak ke dalam rumus, maka Anda harus emngubahnya sendiri. Sebagai contoh , apabila mempunyai rumus dis sel C2 yang mengacu ke sel A2 dan B2, maka apabila rumus tersebut dikopikan ke sel C3 maka rumus di C3 tetap akan mengacu ke sel A2 dan B2. Apabila dikopikan lagi ke sel C4 maka rumus di C4 akan mengacu ke sel A2 dan B2.
3) Acuan Campuran
Acuan campuran merupakan acuan yang mencampurkan acuan relatif dan acuan mutlak. Sebuah acuan campuran mempunyai sebuah kolom mutlak dengan baris relatif atau mempunyai kolom relatif dengan baris mutlak. Acuan sel dengan menggunakan kolom acuan mutlak di rumus seperti $B2, $C3, $D4, dan lain sebagainya, sedangkan acuan sel dengan menggunakan baris acuan mutlak di rumus seperti B$2, C$3, D$4, dan lain sebagainya. Sebagai contoh, jika ingin mencari laba bersih dengan menggunakan rumus dari nilai yang ada di kolom A ditambah nilain di kolom B dikurangi dengan nilai di sel B10. Dengan menggunakan nilai yang terdapat di kolom A dan kolom B serta nilai di sel B12, maka didapat rumus di sel C2 yang mengacu ke sel A2, B2, dan B10. Apabila rumus di C2 dikopikan ke sel C3 maka rumus di C3 akan mengacu ke sel A2, B2, dan B10. Apabila dikopikan lagi ke sel C4, maka rumus di C4 akan mengacu ke sel A2, B2 dan B10.
Formula dan Fungsi dalam Microsoft Excel 1
C. Formula dan Fungsi dalam Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan program yang dirancang untuk melakukan berbagai jenis operasi perhitungan. Perhitungan dalam program ini selalu menggunakan operator perhitungan dan data-data yang dihitung.
1. Jenis Operator
Microsoft Excel mempunyai empat jenis operator, yatu operator aritmatika, operator perbandingan, operator acuan dan penggabungan teks.
a. Operator Aritmatika
Operator aritmatika berfungsi untuk membuat operasi dasar matematika seperti penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian, persentase, eksponensial, dan penggabungan bilangan.
| Simbol Operator | Operator |
| + | Penjumlahan |
| - | Pengurangan |
| / | Pembagian |
| * | Perkalian |
| % | Persentase |
| ^ | Ekponensial |
| & | Penggabungan |
b. Operator Perbandingan
Operator perbandingan berfungsi untuk membandingkan dua buah nilai yang mana perbandingan tersebut menghasilkan nilai logika True atau False. Perbandingan menghasilkan nilai logika True apabila perbandingan benar dan menghasilkan nilai logika False apabila perbandingan dinilai salah. Operator perbandingan itu meliputi: sama dengan, lebih kecil dari, lebih besar dari, lebih kecil atau sama dengan, lebih besar atau sama dengan, tidak sama dengan. Sebagai contoh, 1 = 2 menghasilkan salah, 2>1 menghasilkan benar, 3 = 3 menghasilkan benar, 3 <> menghasilkan salah.
| Simbol Operator | Tipe Perbandingan |
| = | Sama dengan |
| < | Lebih kecil dari |
| > | Lebih besar dari |
| <= | Lebih kecil atau sama dengan |
| >= | Lebih besar atau sama dengan |
| <> | Tidak sama dengan |
c. Operator Acuan
Operator Acuan berfungsi menggabungkan selang sel yang digunakan dalam perhitungan. Operator Acuan yang digunakan antara lain: koma (,), titik dua (:), dan spasi. Misalnya, B5:B2, SUM(B4:B10,D4:D10), (A5:B5 C4:D4).
| Simbol Operator | Penjelasan |
| Titik dua (:) | Operator jangkauan yang berfungsi untuk menghasilkan satu acuan dari dua acuan meskipun dari sel yang berbeda |
| Koma (,) | Operator penyatuan yang berfungsi utnuk menggabungkan banyak acuan menjadi satu acuan |
| Spasi ( ) | Operator perpotongan yang berfungsi untuk mengacu kepada sel yang menjadi perpotongan di antara dua acuan |
d. Operator Penggabungan Teks
Operator penggabungan teks berufungsi untuk menggabungkan dua data yang bertipe string (teks). Operator penggabungan teks ini menggunakan simbol ampersand (&). Sebagai contoh, apabila Anda ingin menggabungkan dua teks dari kolom A3 dengan teks di kolom D5, maka gunakan rumus: =A3&D5. Penggabungan teks tersebut merupakan penggabungan teks dari kolom A dengan kolom B yang diperoleh hasil di kolom C. Dilihat dari hasil penggabungan tersbut, terlihat bahwa hasil penggabungan itu tidak ada spasinya. Jika ingin mendapatkan jarak spasi, maka bisa dilakukan dengan langsung menekan tombol spasi padasaat Anda mengetik huruf terakhir dari teks pertama atau menggunakan rumus: =A2&” ”&B2.
Perangkat Lunak Pengolah Angka 1Kerja sebuah sistem komputer melibatkan tiga komponen utama, yaitu perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan factor manusia (brainware). Sistem computer tanpa salah satu dari ketiga komponen tersebut tentunya tidak akan berfungsi dengan baik.
Perangkat lunak (software) terdiri dari tiga kelompok, yaitu perangkat lunak system operasi, perangkat lunak aplikasi, dan perangkat lunak utility. Perangkat lunak system operasi adalah perangkat lunak berfungsi untuk mengendalikan seluruh kerja dari perangkat computer. Oleh karena itu, perangkat lunak system operasi merupakan jembatan antara pengguna dengan computer tersebut. Perangkat lunak system aplikasi adalah perangkat lunak yang digunakan untuk pekerjaan tertentu, sedangkan perangkat lunak utility adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menunjang kinerja computer dan merawat perangkat keras computer.
A. Identifikasi perangkat Lunak Pengolah Angka
Perangkat lunak pengolah angka merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data terutama data angka. Perangkat lunak pengolah angka yang pernah ada di pasaran diantaranya Symphony, Lotus 123, Microstat, SPSS, dan Microsoft Excel. Namun, beberapa program tersebut sudah hilang dari pasaran seperti Symphony, Lotus 123, dan Microstat, sedangkan program yang paling umum digunakan oleh masyarakat hingga saat ini adalah Microsoft Excel. Oleh karena itu, dalam bab ini akan dibahas tengtang Microsoft Excel sebagai contoh perangkat lunak system aplikasi pengolah angka.
Perangkat lunak aplikasi pengolah angka merupakan bagian dari perangkat lunak aplikasi perkantoran. Sebagai contoh, aplikasi Microsoft Excel termasuk salah satu bagian dari aplikasi MS Office. Perangkat lunak aplikasi bekerja di bawah system operasi tertentu. Perlu Anda pahami bahwa perangkat lunak system operasi merupakan perangkat lunak yang mengatur seluruh kinerja dari perangkat-perangkat yang terdapat dalam computer. Pengaturan tersebut meliputi kendali kerja computer, aliran perintah ke memori, aliran data, pengaturan proses penyimpanan, dan pengaturan file. Pengaturan konflik yang dapat menyebabkan kerusakan (error). Oleh karena itu, perangkat lunak system operasi merupakan media penghubung antara pengguna dengan computer.
Microsoft Excel sering digunakan dalam perkantoran, perusahaan, dan sekolah-sekolah untuk membantu perhitungan rugi laba, pengolahan data statistic, pembuatan database, operasi statistic, pembuatan grafik, penggunaan rumus, dan lain sebagainya. Operasi aritmatika yang sering dilakukan dengan program ini antara lain perkalian, penjumlahan, pembagian, pengurangan, operasi statistic, logika, dan lain-lain.
B. Cara Membuka dan menutup Microsoft Excel
Sebelum membuka Microsoft Excel, kita harus terlebih dahulu masuk ke system operasi Windows. Pada pembahasan materi bab ini, system operasi yang digunakan adalah Windows XP dan program aplikasi pengolah angka yang digunakan adalah Microsoft Excel XP.
Ada beberapa cara yang bias dilakukan untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel, antara lain sebagai berikut.
1. Melalui double klik shortcut Microsoft Excel di desktop.
2. Melalui menu Start.
3. Melalui file yang terdapat di Microsoft Excel.
Jika ingin membuka Microsoft Excel dengan cara pertama, maka pada desktop harus sudah ada shortcut terlebih dahulu. Seandainya shortcut belum terpasang di desktop, shortcut dapat dimunculkan dengan langkah berikut.
- Klik kanan pada desktop.
- Pilih menu New, kemudian klik Microsoft Excel Worksheet.
Jika ingin membuka Microsoft Excel dengan cara kedua, maka lakukan langkah berikut.
- Klik menu Start.
- Pilih All Programs.
- KLik Microsoft Excel.
Jika ingin membuka Microsoft Excel dengan cara ketiga, maka dalam Windows Explorer harus sudah ada file Excel yang pernah dibuat. Misalnya, jika file Excel ada di My Documents, maka langkah-langkah yang dilakukan antara lain sebagai berikut.
- Klik menu Start.
- Pilih Programs.
- Klik Windows Explorer atau langsung tanpa langkah 1 & 2 dengan tekan logo Windows pada keyboard bersamaan dengan huruf E (Windows + E).
- Klik folder My Documents.
- Klik dua kali file Excel yang ada di folder My Documents.
Setelah Anda selesai menggunaka Microsoft Excel, Anda perlu menutup program aplikasi Windows tersebut sebelum mematikan computer. Caranya, klik tanda Close (X) yang terdapat di sebelah kanan atas Microsoft Excel atau melalui menu File kemudian klik Exit. Cara cepat untuk menyimpan adalah (Ctrl + S) dan untuk menutup adalah (Alt + F4).
C. Menu-Menu yang Terdapat dalam Microsoft Excel dan Fungsinya
Setelah membuka Microsoft Excel, akan tampil jendela Microsoft Excel. Lembar kerja (worksheet) Microsoft Excel terdiri dari elemen-elemen dan menu-menu yang mempunyai fungsi berbeda untuk menunjang kerja Microsoft Excel.
1. Elemen-Elemen pada Microsoft Excel
Setelah masuk ke Microsoft Excel, pada layer monitor akan muncul tampilan seperti gambar C.1. Elemn-elemen kerja pada Microsoft Excel yang ditandai dengan nomor-nomor diatas antara lain sebagai berikut.
Gambar C.1
| Nama | Keterangan |
| Name Box | Kotak petunjuk posisi sel |
| Title Bar | Menampilkan nama program aplikasi dan nama file workbook yang aktif |
| Menu Bar | Berisi daftar menu yang terdiri dari menu File, Edit, View, Insert , Format, Tools, Data, Windows, dan Help |
| Column | Merupakan urutan kolom dalam lembar kerja Microsoft Excel yang ditandai dengan huruf |
| Row | Menunjukkan urutan baris pada lembar kerja Microsoft Excel yang ditandai dengan angka |
| Sheet | Untuk memilih lembar kerja yang digunakan. |
| Horizontal Scroll Bar | Untuk menggulung lembar kerja Microsoft Excel ke kanan atau ke kiri |
| Vertical Scroll bar | Untuk menggulung lembar kerja Microsoft Excel ke atas atau ke bawah |
| Taskbar | Menu dari desktop Windows yang menunjukkan program aplikasi yang sedang dijalankan |
| Cell | Perpotongan antara kolom dan baris yang berbentuk kotak |
| Control Window | Berfungsi untuk minimize, maximize dan close untuk mengakhiri program |
2. Fungsi Menu-Menu pada Microsoft Excel
Lembar kerja di Microsoft Excel mempunyai sembilan menu, antara lain: File, Edit, View, insert, Format, Tools, Data, Windows, dan help.
| File | Keterangan |
| New | Membuat workbook baru |
| Open | Membuka dokumen Excel |
| Close | Menutup workbook yang sedang aktif |
| Save | Menyimpan dokumen dari workbook yang aktif |
| Save As | Menyimpan dokumen yang aktif dengan nama file yang baru dan pada folder yang bias ditentukan. Jika menyimpan menggunakan Save As, maka memungkinkan file lama yang telah dibuat masih tetap ada seperti sebelum disimpan |
| Page Setup | Mengatur ukuran dan format kertas pada lembar kerja yang mau dicetak dari worksheet yang aktif |
| Print Preview | Menampilkan hasil cetakan di layer monitor |
| | Mencetak lembar kerja Microsoft Excel |
| Exit | Mengakhiri program Microsoft Excel |
7. Menyisipkan Objek
Program pengolah angka dapat digunakan untuk memperindah tampilan teks, yaitu dengan menggunakan fasilitas WordArt yang terdapat pada toolbar Drawing. Tampilan teks yang indah sering digunakan dalam penulisan judul di lembar kerja Excel. Toolbar Drawing biasanya berada di bawah lembar kerja Excel. Seandainya belum ada, toolbar tersebut dapat ditampilkan melalui langkah-langkah berikut ini.
a. Klik menu View.
b. Pilih Toolbars.
c. Klik Drawing.
a. Menyisipkan Objek gaya Tulisan (WordArt)
1) Klik tombol insert WordArt pada toolbar Drawing sehingga muncuil kotak dialog WordArt Gallery.
2) Pilihlah gaya tampilan WorfArt sesuai dengan keinginan.
3) Klik Ok sehingga muncul kotak dialog Edit WordArt Text.
4) Ketiklah teks yang diinginkan.
5) Klik tombol Ok sehingga muncul tampilan teks WordArt di lembar kerja Excel.
6) Apabila hasil tampilan WordArt belum sesuai penempatannya, maka tariklah (drag) teks tersebut dan letakkan di tempat yang diingnkan (drop).
b. Menyisipkan objek Gambar (ClipArt)
Jika ingin menampilkan gambar di lembar kerja Excel, maka gunakan menu Drawing. Berikut ini langkah-langkah yang ditempuh.
1) Klik tombol insert Clip Art pada toolbar Drawing.
2) Pada kotak dialog Insert Clip Art, pilihlah kategori gambar yang dipilih.
3) Pilihlah salah satu gambar yang diinginkan.
4) Klik tombol Insert sehingga tampilan gambar akan muncul di lembar kerja Excel.
5) Selanjutnya, untuk menutup kotak dialog Insert Clip Art klik tombol Close.
c. Menambahkan Objek Gambar
Langkah-langkah menambahkan objek gambar di dokumen Excel antara lain sebagai berikut.
1) Klik objek gambar yang diperlukan, misalnya tombol Oval pada toolbar Drawing.
2) Posisikan pointer mouse pada tempat objek, klik dan tahan kemudian tarik sesuai dengan ukuran objek yang diinginkan.
3) Klik di luar objek gambar untuk menyelesaikan langakah kerja.
d. Menambahkan Warna di Objek
Objek-objek yang telah dibuat bisa diberikan warna sehingga tampilan objek menjadi lebih bagus. Pewarnaan objek meliputi pewarnaan teks, pewarnaan latar belakang gambar, dan pewarnaan garis. Langkah-langkah menambahkan warna pada objek antara lain sebagai berikut.
1) Klik objek yang akan diatur warnanya.
2) Jika ingin menambahkan warna pada teks, maka klik tanda panah di Font Color dan pilih warna yang diinginkan.
3) Jika ingin menambahkan warna pada garis, maka klik tanda panah di Line Color dan pilih warna sesuai keinginnan.
4) Jika ingin menambahkan warna pada latar belakang gambar, maka klik tanda panah di Fill Color dan pilih warna sesuai keinginan.
Membuat Tampilan Diagram di Excel
6. Membuat Tampilan Diagram di Excel
Excel juga menyediakan fasilitas untuk membuat diagram. Tampilan diagram di Excel antara lain: Organization chart, Cycle Diagram, Radial Diagram, Pyramid Diagram, Venn Diagram, dan Target Diagram. Cara membuat diagram adalah sebagai berikut.
a. Klik menu Iinsert, kemudian pilih Diagram.
b. Setelah tampil kotak dialog Diagram Gallery, pilihlah salah satu diagram yang diperlukan, misalnya Organization Chart.
c. Klik Ok sehingga muncul Organization Chart.
d. Jika ingin menambahkan tulisan pada kotak diagram, maka pilih kotak diagram dengan cara klik dan ketikkan.
e. Jika ingin menambahkan kotak diagram dibawahnya, klik kotak diagram di mana kotak diagram yang baru nantinya berada di bawahnya, kemudian klik Insert Shapes pada toolbar Organization Chart.
f. Setelah selesai, klik sembarang di luar kotak Organization Chart.
Perangkat Lunak Pengolah Angka 2
Lembar kerja di Microsoft Excel mempunyai sembilan menu, antara lain: File, Edit, View, insert, Format, Tools, Dataa, Windows, dan help.
| File | Keterangan |
| New | Membuat workbook baru |
| Open | Membuka dokumen Excel |
| Close | Menutup workbook yang sedang aktif |
| Save | Menyimpan dokumen dari workbook yang aktif |
| Save As | Menyimpan dokumen yang aktif dengan nama file yang baru dan pada folder yang bias ditentukan. Jika menyimpan menggunakan Save As, maka memungkinkan file lama yang telah dibuat masih tetap ada seperti sebelum disimpan |
| Page Setup | Mengatur ukuran dan format kertas pada lembar kerja yang mau dicetak dari worksheet yang aktif |
| Print Preview | Menampilkan hasil cetakan di layer monitor |
| | Mencetak lembar kerja Microsoft Excel |
| Exit | Mengakhiri program Microsoft Excel |
| Edit | Keterangan |
| Undo | Membatalkan perintah yang baru saja dilakukan |
| Redo | Mengembalikan perintah yang baru saja dilakukan |
| Cut | Menghapus isi sel yang aktif, namun isi sel tersebut didimpan oleh memori sehingga masih bias dipanggil legi ke sel yang berbeda dengan menu Paste |
| Copy | Menduplikat isi dari sel atau beberapa sel sesuai dengan sel yang dipilih |
| Paste | Meletakkan duplikat isi dari sel atau beberapa sel dari hasil perintah Copy atau Cut |
| Paste Special | Mempunyai fungsi yang sama dengan Paste, namun mempunyai kelebihan tentang apa yang ingin di Paste di sel seperti formula, format data, validasi, dan lain-lain |
| Fill | Submenu ini memiliki beberapa submenu lagi yang bias dipilih sesuai keinginan. Prinsipnya, menu ini memiliki fungsi gabungan antara Copy dan Paste |
| Replace | Mencari isi sel dan mengganti isi sel tersebut dengan isi yang lain |
| Go to | Menuju ke bagian yang diinginkan dalam workbook yang sedang aktif |
View
Menu ini berisi perintah-perintah yang digunakan untuk mengatur tampilan dalam lembar kerja Excel, juga tampilan pada saat dicetak pada lembaran kertas. Submenu ini terdiri dari beberapa submenu seperti Normal, Toolbar, Full Screen, Page Break Preview, Header and Footer, dan Zoom.
Insert
Menu Insert digunakan untuk menyisipkan obyek , gambar, grafil, baris dan kolom sebuah sel, serta menambahkan worksheet ke dalam workbook.
Format
Menu ini digunakan utnuk mengelola baris dan kolom serta memformat data sel dengan tampilan berbeda yang terdapat pada lembar kerja Microsoft Excel seperti bentuk font, style, tampilan angka dan tanggal, border, alignment, dan pattern.
Tools
Menu Tools digunakan utnuk mengecek ejaan dalam bahasa inggris maupun konfigurasi program Microsoft Excel. Menu ini terdiri dari beberapa submenu seperti Spelling, Macro, Customize, options, dan lain-lain.
Data
Menu Data berfungsi utnuk mengelola database. Menu tersebut memuat perintah utnuk mengurutkan data (Sort), meyaring data (Filter), menjumplahkan data berdasarkan kelompok yang telah ditentukan (Subtotal), membuat table rekapitulasi (Pivot Table), dan lain-lain.
Windows
Menu Windows digunakan utnuk membantu pengguna computer baik dalam mengelola maupaun bekerja menggunakan tampilan lembar kerja sesuai keinginan. Menu ini terdiri dari beberapa submenu seperti New Window, Arrange, hide, Split, dan pilihan lembar kerja Microsoft Excel.
Help
Menu Help adalah menu yang terdapat di dalam Microsoft Excel untuk membantu pengguna apabila menemukan kesulitan pada pemakaian perintah-perintah dalam Microsoft Excel.
Membuat Tampilan Gambar di Excel
Gambar yang ditambahkan pada dokumen bertujuan untuk memberikan ilustrasi dan memperindah lembar kerja dokumen. Jika akan membuat gambar yang berbentuk garis, persegi panjang, kurva, lingkaran atau bentuk objek lainnya pada dokumen Excel, maka Anda bisa menggunakan fasilitas Drawing yang ada dibawah lembar kerja Excel. Berikut ini cara menyisipkan gambar dari folder pada dokumen Excel.
a. Klik menu Insert, kemudian pilih picture.
b. Klik From File sehingga tampil kotak dialog Insert Picture.
c. Pilih salah satu gambar melalui kotak dialog Insert Picture, kemudian klik Insert. Apabila Anda ingin mencari file gambar dari folder yang lain, maka Anda dapat mencarinya melalui kotak isian Look in.
d. Setelah menemukan file gambar yang diinginkan, klik Insert maka gambar yang telah dipilih akan tampil pada lembar kerja Excel.
Perangkat Lunak Pengolah Angka 3
D. Identifikasi Fungsi Ikon pada Toolbar
Microsoft Excel menyediakan fasilitas menu ikon yang terdapat pada toolbar. Toolbar tersebut dapat diaktifkandengan menggunakan menu View, pilih Toolbar, dan klik toolbar yang ingin digunakan.
Pembahasan dalam materi ini mencakup toolbar yang biasa dipakai, seperti Standard, Formatting, Borders, Drawing, Chart, dan WordArt.
Pada lembar kerja Excel, menu-menu yang tersedia tidak semuanya ditampilkan pada layer monitor. Pengaturan seperti ini bertujuan agar perintah yang ditampilkan tidak terlalu banyak. Jika ingin menampilkan perintah-perintah dari menu yang dipilih, maka Anda tinggal klik tanda panah ganda yang terdapat dibagian bawah menu. Gambar D.1.
Gambar D.1
Kadang kita menemukan beberapa perintah di menu yang terlihat kurang terang atau tidakaktif. Hal itu mengindikasikan bahwa perintah tersebut tidak dapat dijalankan. Jika ingin menjalankan perintah tersebut, maka kita harus mengkondisikan lembar kerja pada kondisi tertentu. Apabila kondisi tersebut terpenuhi maka perintah tersebut akan aktif dan dapa digunakan.
Ikon-ikon perintah Microsoft Excel tidak semuanya ditampilkan pada lembar kerjanya. Ikon-ikon perintah atau sering disebut toolbar digunakan utnuk mewakili perintah-perintah yang terdapat dalam menu dan dikelompokkan menurut fungsi-fungsi yang berkaitan. Saat kita membuka lembar kerja Microsoft Excel, secara default kita hanya akan menjumpai ikon-ikon pada toolbar Standard dan Formatting. Cara menampilkan ikon perintah (toolbar) pada Microsoft Excel adalah sebagai berikut.
1. Klik menu View
2. Klik Toolbar sehingga akan tampil daftar tollbar yang ingin ditampilkan. Toolbar yang telah ada tanda check list di depannya berarti sudah ditampilkan.
3. Klik toolbar yang akan ditampilkan.
Jika Anda merasa tidak memerlukan ikon-ikon perintah yang ada pada lembar kerja Microsoft Excel, maka Anda dapat menyembunyikannya kembali. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan.
1. Klik menu View
2. klik Toolbar
3. Hilangkan tanda check list pada toolbar yang ingin dihilangkan dengancara klik toolbar tersebut.
Berikut ini beberapa toolbar yang terdapat pada Microsoft Excel dan fungsinya.
E. Menggunakan Menu Ikon dalam Microsoft Excel
Beberapa menu mempunyai symbol gambar (ikon) yang dapat ditampilkan pada menu toolbar. Hal tersebut dimaksudkan agar penggunaan menu lebih mudah dan efisien. Berikut ini beberapa kegunaan menu ikon yang terdapat dalam Microsoft Excel.
Standard
Formatting
Drawing
Chart
Border
Membuat Grafik di Excel
4. Membuat Grafik di Excel
Sebelum membuat grafik, kita harus membuat data grafik terlebih dahulu. Data yang telah dibuat di lembar kerja digunakan sebagai acuan dalam menentukan tipe grafik. Di Excel, terdapat banyak tipe grafik yang bisa dipilih. Tipe grafik line digunakan untuk melihat kecenderungan sebuah data dalam kurun waktu tertentu, tipe grafik kolom digunakan untuk menampilkan perbandingan data berdasarkan kategori, tipe grafik pie digunakan utnuk menampilkan kontribusi sebuah nilai data terhadap nilai total, dan masih banyak lagi. Berikut ini akan dicontohkan cara membuat grafik tipe kolom berdasarkan data tabel.
Selanjutnya, langkah-langkah membuat grafik berdasarkan data tabel antara lain sebagai berikut.
a. Tentukan sumber data dan blok area yang akan dibuat grafik.
b. Klik menu Insert.
c. Klik Chart sehingga tampil kotak dialog Chart Wizard.
d. Pilih tipe grafik yang akan digunakan dalam hal ini tipe kolom, kemudian klik Next.
e. Setelah muncul kotak dialog Chart Wizard, tentukan tampilan grafik yang akan dipilih. Setelah itu , klik Next.
f. Setelah muncul kotak dialog Chart Options, berikan judul grafik dan label sumbunya. Kemudian klik Next.
g. Tentukan lokasi penempatan grafik, kemudian klik Next.
Setelah selesai klik Finish sehingga muncul hasil grafik yang telah dibuat.Perangkat Lunak Pengolah Angka 4
1. Menyimpan Dokumen Excel
a. Klik ikon 
pada menu itoolbar
b. Setelah masuk ke kotak dialog Save As, masukkan pilihan folder untuk menyimpan dokumen di kotak pilihan folder di kotak Save in, maka secara default dokumen akan tersimpan di folder My Documents.
c. Isikan nama file sesuai dengan keinginan di kotak isian File name
d. Klik Save. Cara singkatnya adalah (Ctrl + S) kemudian tentukan tempat penyimpanan dan nama file. Ekstensi file hasil penyimpanan berformat xls.
2. Menyimpan Dokumen Excel dengan Nama Baru
a. Klik menu File
b. Klik Save As sehingga tampil kotak dialog Save As
c. Pada kotak pilihan Save in, pilihlah folder sebagai tempat menyimpan dokumen Excel yang baru. Apabila Anda tidak melakukan perubahan maka hasil penyimpanan dokumen nantinya akan tersimpan di folder yang sama dengan tempat penyimpanan yang lama.
d. Pada kotak isian File Name, isikan nama file yang baru.
e. Klik tombol Save.
3. Menyimpan Dokumen Excel Yang Pernah Disimpan
Selain menyimpan dokumen dari dokumen Excel yang belum pernah disimpan, Anda juga dapat menyimpan dokumen Excel yang pernah disimpan. Setelah melakukan perubahan pada dokumen tersebut, kita harus menyimpannya agar dokumen tidak hilang. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen Excel yang pernah disimpan, antara lain:
a. Klik menu File, kemudian klik Save
b. Klik ikon Save 
pada menu toolbar
c. Tekan Ctrl + S pada keyboard
Selain itu terdapat cara untuk menyimpan secara automatis, klik menu Tools kemudian klik Options. Pilih Tab Save kemudian pada pilihan Save AutoRecover info every pilih rentang waktu yang diinginkan . Misal jika ingin computer menyimpan secara automatis setiap 1 menit, maka pilih waktu setiap 1 menit menyimpan.
4. Menyimpan Dokumen Excel ke dalam Media Penyimpanan (USB/Memory)
Selain menyimpan dokumen di harddisk, Anda juga dapat menyimpan dokumen Excel di media penyimpanan seperti Flash Disk atau Memory Card. Cara menyimpan dokumen Excel dengan menggunakan disket adalah sebagai berikut.
a. Klik menu File
b. Klik Save As sehingga akan tampil dialog Save As
c. Pada kotak dialog Save In, pilih lokasi drive atau disk, memory.
d. Berikan nama File pada kolom File Name
e. Klik Save
f. Cara lain adalah mengkopi file yang sudah tersimpan di computer kemudian meletakkan (Paste) di lokafi Flash atau memory.
5. Membuka Kembali Dokumen Excel
Jika ingin membuka kembali dokumen Excel yang pernah disimpan di harddisk dengan menggunakan menu ikon, maka lakukan cara berikut.
a. Klik ikon pada menu toolbar
b. Setelah muncul kotak dialog Open, pilih folder dan klik file yang dicari melalui kotak isian Look in.
c. Klik tombol Open pada kotak dialog Open atau double klik file yang ingin dibuka.
Membuat Grafik di Excel
4. Membuat Grafik di Excel
Sebelum membuat grafik, kita harus membuat data grafik terlebih dahulu. Data yang telah dibuat di lembar kerja digunakan sebagai acuan dalam menentukan tipe grafik. Di Excel, terdapat banyak tipe grafik yang bisa dipilih. Tipe grafik line digunakan untuk melihat kecenderungan sebuah data dalam kurun waktu tertentu, tipe grafik kolom digunakan untuk menampilkan perbandingan data berdasarkan kategori, tipe grafik pie digunakan utnuk menampilkan kontribusi sebuah nilai data terhadap nilai total, dan masih banyak lagi. Berikut ini akan dicontohkan cara membuat grafik tipe kolom berdasarkan data tabel.
Selanjutnya, langkah-langkah membuat grafik berdasarkan data tabel antara lain sebagai berikut.
a. Tentukan sumber data dan blok area yang akan dibuat grafik.
b. Klik menu Insert.
c. Klik Chart sehingga tampil kotak dialog Chart Wizard.
d. Pilih tipe grafik yang akan digunakan dalam hal ini tipe kolom, kemudian klik Next.
e. Setelah muncul kotak dialog Chart Wizard, tentukan tampilan grafik yang akan dipilih. Setelah itu , klik Next.
f. Setelah muncul kotak dialog Chart Options, berikan judul grafik dan label sumbunya. Kemudian klik Next.
g. Tentukan lokasi penempatan grafik, kemudian klik Next.
Setelah selesai klik Finish sehingga muncul hasil grafik yang telah dibuat.Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Angka Untuk Menghasilkan Informasi 1
A. Membuat Dokumen Pengolah Angka
Hal pertama yang dilakukan saat membuat dokumen baru dalam Microsoft Excel adalah masuk workbook Microsoft Excel. Berikut ini hal-hal yang perlu dilakukan.
1. Klik Menu Start
2. Pilih All Programs
3. Klik Microsoft Excel
Setelah masuk ke workbook Microsoft Excel, akan tampil lembar kerja (worksheet) Excel yang terdiri dari baris dan kolom. Secara berurutan, jumlah baris dan kolom dalam setiap lembar kerja Excel adalah kumpulan 65536 baris dan 256 kolom. Pertemuan antara baris dan kolom disebut sel, sedangkan kumpulan dari sel-sel yang membentuk persegi disebut range.
1. Membuka Workbook dan Worksheet baru
Sebelum membuka iworkbook dan iworksheet baru, sebaiknya Anda terlebih dahulu memahami perbedaan antara workbook dengan worksheet. Workbook merupakan kumpulan dari beberapa sheet, sedangkan worksheet merupakan lembar kerja yang terdapat pada sheet. Jadi, penulisan dokumen dapat dilakukan pada worksheet yang ada dalam tiap sheet.
Berikut ini cara membuka workbook.
a. Klik menu File.
b. Pilih new atau tekan tombol Ctrl + N pada keyboard.
Cara membuka worksheet baru adalah dengan klik salah satu tabulasi sheet yang ada di bawah lember kerja. Workbook dalam keadaan standar (default) terdiri dari tiga sheet, yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Jika Anda membutuhkan sheet tambahan, maka Anda bisa menyisipkan sheet baru sebagai berikut.
Cara menyisipkan sheet tersebut adalah sebagai berikut.
a. Klik tombol kanan mouse pada sheet.
b. Klik Insert, kemudian pilih worksheet.
c. Klik Ok.
2. Mengisi Sel dengan Data
Setelah Anda berhasil mengaktifkan lembar kerja Excel dengan cara seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, berarti Anda dapat mulai memasukkan data ke dalam sel. Caranya, aktifkan sel pada lembar kerja, kemudian ketikkan data sesuai yang didinginkan di sel terbeut dan akhiri dengan menekan tombol Tab atau Enter. Tombol Tab akan memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama, sedangkan tombol Enter akan memindahkan sel yang aktif ke baris berikutnya pada kolom yang sama.
Data angka dapat dimasukkan dengan mengetikkan angka pada sel yang sedang aktif. Penulisan angka tersebut harus memperhatikan format penulisannya. Angka yang diperbolehkan adalah angka numerik, yaitu angka 0 sampai 9. Penulisan angka pecahan harus menggunakan 0, ......(baca nol koma), misalnya angka ditulis 0,5. penulisan data angka dalam kehidupan sehari-hari umumnya dipisahkan dengan tanda titik untuk membedakan ribuaan, jutaan, milyaran, dan seterusnya. Hal tersebut berbeda dengan format penulisan Excel yang secara default tidak menggunakan titik untuk membedakan ribuan, jutaan, milyaran, dan seterusnya. Misalnya, jika ingin menuliskan 21.000.000, maka penulisan data di Excel adalah 21000000. Jika penulisan salah, misal digunakan pemisah titik maka program Microsoft Excel akan membacanya sebagai karakter biasa dan bukan sebagai pemisah sehingga angka yang kita masukkan menjadi salah.
Cara menampilkan data angka dengan pemisah titik adalah dengan memformat data angka tersebut. Sebelum memformat angka, terlebih dahulu konfigurasi pengaturan Excel harus diubah. Caranya adalah sebagai berikut.
a. Masuk ke Contro Panel dengan cara klik menu Start, kemudian klik Control Panel.
b. Klik Regional and Language Options.
c. Klik tab Regional Options.
d. Klik tanda panah ke bawah dan pilih Indonesian pada kotak dialog Regional and language Options.
e. Klik Aplly dan lakukan restrat.
f. Setelah selesai restart, masuk kembali ke worksheet Excel.
g. Aktifkan seluruh sel data angka yang ingin diubah format tampilan angkanya.
h. Klik Format, kemudian klik Cells.
i. Setelah muncul kotak dialog Format cells, klik tab Number.
j. Pilihlah number pada kotak Category.
k. Berikan tanda cek pada kotak isian Use 1000 Separator (.).
l. Klik Ok.
Berikut ini cara memasukkan data berupa teks.
a. Pilih sel yang akan diisi teks.
b. Ketikkan teks sesuai keinginan.
c. Tekan tombol Enter atau Tab untuk mengakhirinya. Tombol Enter akan memindahkan sel yang aktif ke baris berikutnya pada kolom yang sama, sedangkan tombol Tab akan memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama. Jika ingin membatalkan perintah, maka tekan tombol Esc.
Cara memasukkan data yang berupa tanggal adalah dengan memberi tanda garis miring(/) atau garis pemisah (-). Tanda tersebut digunakan untuk memisahkan tanggal, bulan, dan tahun. Misalnya 1/10/1990 atau 1-Oktober-1990. Penulisan tanggal di Excel bisa diubah sesuai dengan format yang diinginkan.
Penulisan waktu di Excel juga diatur. Jika sistem yang digunakan adalah sistem waktu 12 jam, maka setelah memasukkan data waktu perlu ditambahkan p untuk PM atau a untuk AM. Contohnya, penulisan jam 13.30 adalah 1:30 p.
Membuat Tabel Pivot
3. Membuat Tabel Pivot
Tabel pivot merupakan tabel yang mampu mengkombinasikan dan membandingkan data yang diperoleh sehingga menghasilkan informasi.. Contoh tabel menunjukkan perbandingan penjualan televisi dari berbagai merek pada bulan januari dan Februari. Berikut ini langkah-langkah untuk membuat tabel pivot.
a. Klik salah satu sel dari tabel.
b. Klik menu Data.
c. Klik submenu PivotTable and PivotChart Report sehingga tampil kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard.
d. Pilih Microsoft Excel List or Database dan PivotTable.
e. Klik tombol Next sehingga muncul kotak PivotTable and PivotChart Wizard.
f. Pada bagian Range akan terlihat selang data yang dipilih. Jika Anda belum memilihnya, maka pilihlah data yang akan digunakan dengan cara klik tombol di sebelah kanan kotak isisan Range. Klik tombol Next untuk langkah selanjutnya.
g. Pilih New Worksheet untuk menempatkan tabel pivot pada lembar kerja baru.
h. Klik tombol Finish, maka area tabel pivot akan muncul berikut kotak PivotTable Field List.
i. Tempatkan data tabel ke tabel pivot, yaitu dengan cara sebagai berikut.
1) Tarik (drag) dan letakkan (drop) kolom ”Merek TV” ke kotak Drop Row Fields Here.
2) Tarik dan letakkan kolom ”Bulan” ke kotak Drop Column Fields here.
3) Tarik dan letakkan kolom ”Penjualan” ke kotak Drop Data Items here. Tabel pivot akan memudahkan kita untuk mendapatkan informasi.
Misalnya dari data tabel pivot diatas akan diperoleh informasi sebagai berikut.
a. Pendapatan yang diperoleh oleh masing-masing merek TV dari bulan Januari dan Februari.
b. Fluktuasi pendapatan dari bulan Januari sampai februari, apakah mengalami peningkatan atau penurunan.
c. Total Pendapatan dari bulan januari sampai Februari.
Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Angka Untuk Menghasilkan Informasi 2
3. Memodifikasi Dokumen
Jika ingin memodifikasi dokumen tentunya sudah ada dokumen yang pernah dibuat. Modifikasi dokumen dilakukan dengan cara mengaktifkan terlebih dahulu dokumen yang pernah dibuat, kemudian menggabungkan dokument ersebut dengan dokumen yang lain.
a. Membuka Dokumen
Sebelum memodifikasi atau mengedit dokumen, prosedur yang harus dilakukan adalah membuka kembali dokumen yang telah dibuat. Cara membuka workbook adalah sebagai berikut.
1. klik menu File.
2. Klik Open atau tekan tombol Ctrl + O, bisa juga dengan klik ikon ......
3. Buka folder tempat penyimpanan file dokumen Excel.
4. Klik file dokumen Excel yang ingin dibuka.
5. Klok tombol Open.
b. Mengkatifkan Sel di Worksheet
Setelah membuka Worksbook, secara otomatis worksheet juga akan terbuka. Selanjutnya, aktifkan sel pada worksheet yang ingin di edit. Caranya adalah dengan klik sel tersebut dengan menggunakan mouse atau dengan menggunakan perintah keyboard. Jika menggunakan keyboard, maka tombol yang digunakan adalah sebagai berikut.
1. Tombol Enter, untuk memindahkan sel aktif ke arah bawah pada kolom yang sama.
2. Tombol Tab, untuk memindahkan sel aktif ke arah samping kanan dalam satu baris.
3. Tombol arah, untuk memindahkan sel aktif sesuai dengan tombol arah yang digunakan.
c. Memilih Sel di Worksheet
Setelah mengedit dokumen Excel, kadang kita perlu memilih sel-sel tertentu dengan cara memblok sel-sel tersebut. Sel yang dipilih bisa hanya beberapa sel, seluruh sel dalam satu baris, seluruh sel dalam satu kolom, ataupun seluruh sel dalam satu worksheet. Berikut ini cara memilih sel di worksheet Excel.
1. Memilih Beberapa Sel
Memilih sel yang berdekatan bisa dilakukan dengan menekan tombol Shift dan tombol arah sesuai dengan sel yang ingin dipilh, dapat juga dengan men- drag pointer mouse ke sel yang dipilih. Sebaliknya, cara memilih sel yang berjauhan adalah dengan menekan dan menahan (hold) tombol Ctrl di keyboard sambil klik sel yang diinginkan.
2. Memilih Seluruh Sel dalam Satu Baris
Memilih seluruh sel dalam satu baris dilakukan dengan mengaktifkan terlebih dahulu salah satu sel dalm baris tersebut, kemudian tekan tombol Shift dan tombol Space (spasi) pada keyboard.
3. Memilih Seluruh Sel dalm Satu Kolom
Cara memilih seluruh sel dalam satu kolom adalah dengan mengaktifkan salah satu sel dalam kolom tersebut, kemudian tekan tombol Ctrl dan tombol Space (Spasi) pada keyboard.
4. Memilih Seluruh Lembar Kerja
Cara memilih seluruh lembar kerja adalah dengan meng- klik sudut kiri atas worksheet atau dengan menekan tombol Ctrl + A pada keyboard.
d. Mengatur Lebar Kolom yang Diinginkan
Seperti yang sudah kita ketahui, lembar kerja Excel terdiri dari banyak kolom dan baris. Seandainya data yang ada dalam kolom terpotong saat kita memasukkan data, maka tampilan data terlihat kurang baik. Oleh karena itu, Anda perlu mengatur lebar kolom untuk menghindari hal tersebut. Jika data yang terpotong berupa teks, maka tampilannya adalah teks yang terpotong, sedangkan jika data berupa angka maka tampilan yang terlihat asalah deretan tanda pagar (######). Berikut ini langkah-lnagkah untuk mengatur lebar kolom.
1. Klik kolom yang ingin dilebarkan.
2. Arahkan pointer mouse di atas kanan kolom sehingga tampilan pointer mouse berubah menjadi tanda tambah dengan panah ganda mengarah ke kanan dan ke kiri.
3. Klik dan tahan mouse, kemudian Anda drag (tarik) sesaui dengan lebar kolom yang diinginkan.
4. Lepaskan mouse untuk mengakhirinya.
Selain dengan cara di atas, Anda dapat juga mengatur lebar kolom melalui menu Format. Berikut ini langkah-langkah yang ditempuh.
1. Klik kolom yang ingin dilebarkan.
2. Klik menu Format.
3. Pilih Column.
4. Klik Width sehingga tampil kotak dialog Column Width.
5. Masukkan lebar kolom sesuai kebutuhan.
6. klik Ok.
Dari beberapa cara di atas, terdapat cara yang lebih sederhana, yaitu dengan cara autofit. Dengan cara ini, lebar kolom menyesauikan data terpanjang. Berikut ini langkah-langkah yang ditempuh.
1. Klik kolom yang ingin dilebarkan.
2. Arahkan pointer mouse pada batas kanan atas kolom yang ingin dilebarkan dan tunggu sampai pointer mouse berubah menjadi tanda tambah denga panah ganda mengarah ke kanan dan ke kiri.
3. klik ganda pada batas kolom tersebut.
e. Mengatur Tinggi Baris
Berikut ini langkah-langkah untuk mengatur tinggi baris.
1. Klik baris yang ingin ditinggikan.
2. Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang ingin ditinggikan dan tunggu sampai pointer mouse berubah menjadi tanda tambah dengan anak panah ganda mengarah ke atas dan ke bawah.
3. Klik dan tahan mouse, kemudian drag (tarik) sesuai dengan tinggi baris yang diinginkan.
4. Lepaskan mouse.
Cara lain untuk mengatur tinggi baris adalah sebagai berikut.
1. Blok semua baris pada tabel yang ingin ditinggikan.
2. Klik menu Format.
3. Pilih Row.
4. Klik Height sehingga tampil kotak dialog Row Height.
5. Masukkan nilai tinggi baris sesuai keinginan.
6. Klik Ok.
Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Angka Untuk Menghasilkan Informasi 3
f. Meng- Copy di Worksheet
Langkah-langkah meng- copy data di worksheet Excel adalah sebagai berikut.
1. Pilih sel yang ingin di- copy dengan cara diblok.
2. Klik menu Edit kemudian pilih Copy, atau tekan tombol Ctrl + C pada keyboard, dapat juga dengan meng- klik ikon .... pada toolbar.
3. Aktifkan sela yang akan digunakan untuk meletakkan hasil Copy.
4. Klik Paste atau tekan tombol Ctrl + V pada keyboard, dapat juga dengan klik ikon .... pada toolbar.
g. Menggabungkan Workbook
Mengedit dokumen Excel bisa dilakukan dengan menggabungkan workbook, misalnya menggabungkan dua workbook menjadi satu workbook. Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan analisis data atau memperkecil jumlah file yang dipakai.
Langkah-langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut.
1. Buka program Excel.
2. Buka dua workbook yang ingin digabungkan, misalnya workbook ”Nama Peminjam” dan workbook ”Nomor Buku”.
3. Pada workbook pertama, kklik tab worksheet yang ingin dipindahkan. Jika ingin memilih lebih dari satu worksheet, maka tekan tombol Ctrl dan klik worksheet yang diinginkan.
4. Klik kanan pada salah satu tab worksheet yang ingin dipindahkan.
5. Klik menu Move or Copy.
6. Pada kotak dialog Move or Copy, isikan workbook tujuan pada kotak pilihan To book dan isikan sheet yang ingin dipindahkan pada kotak pilihan Before sheet.
7. Jika ingin membuat copy –an dari worksheet yang dipilih, maka beri tanda check list di kotak Create a Copy.
8. Klik Ok, maka workbook yang aktif akan pindah ke workbook yang dituju.
h. Mengedit Data Excel
Mengedit dokumen Excel bisa dilakukan dengan memindahkan data. Caranya adalah sebagai berikut.
1. Menggunakan Cara Drag and Drop
a. Blok sel yang ingin dipindahkan.
b. Letakkan pointer mouse di batas pinggir sel sampai berubah bentuk menajdi bentuk panah.
c. Klik dan tahan, kemudian tariklah ke tempat tujuan pemindahan data.
2. Menggunakan Cara Cut and Paste
a. Blok sel yang ingin dipindahkan.
b. Klik menu Edit kemudian pilih submenu Cut, atau klik ikon …. Pada toolbar.
c. Aktifkan sel tujuan sebagai tempat utnuk meletakkan data.
d. Klik menu Edit kemudian pilih submenu Paste, atau klik ikon .... pada toolbar.
i. Mengahapus Data Excel
Jika dalam membuat dokumen Excel terdapat data yang salah, maka data yang slah tersebut dapat dihapus. Cara menghapus data yang terdapat pada sel-sel worksheet adalah sebagai berikut.
1. Pilih data sel yang ingin dihapus.
2. Tekan tombol Delete pada keyboard.
j. Mengubah Bentuk dan Ukuran Huruf
Jika ingin membuat tampilan data yang lebih indah, maka Anda bisa memanfaatkan fasiltias Font dan Font Size yang disediakan oleh Microsoft Excel.
Cara mengubah ukuran huruf adalah sebagai berikut.
1. Pilih sel yang datanya ignin diubah ukuran hurufnya, yaitu dengan cara diblok.
2. klik tanda panah ke bawah dari tombol Font Size, kemudian pilihlah ukuran huruf yang Anda inginkan dengan cara klik. Jika ukuran huruf yang diinginkan tidak tersedia, maka gerakkan scroll yang terdapat pada tombol tersebut. Mengubah ukuran huruf juga bisa dilakukan dengan menghapus tulisan ukuran huruf dan menggantinya dengan ukuran yang diinginkan, lalu tekan Enter.
Cara merubah jenis huruf yang ingin ditampilkan adlah sebagai berikut.
1. Pilihlah sel yang datanya ingin diubah jenis hurufnya, yaitu dengan cara diblok.
2. Klik tanda panah ke bawah pada tombol Font, kemudian pilihlah jenis huruf yang tersedia. Jika ingin menampilkan jenis huruf yang tidak tampil, maka gerakkan scroll yang terdapat pada tombol tersebut.
k. Ukuran Kertas dan Margin
Mengubah ukuran kertas dimaksudkan utnuk mengatur ukuran kertas sesuai ukuran kertas yang akan digunakan saat mencetak menggunakan printer. Cara mengatur ukuran kertas asalah sebagai berikut.
1. Klik menu File.
2. Klik Page Setup.
3. Klik tab Page.
4. Pilih ukuran kertas yang akan digunakan dengan klik tanda panah ke bawah.
5. Klik Ok.
Margin diperlukan untuk mengetahui jarak antara tepi kertas dengan teks di worksheet. Setiap halaman worksheet terdiri enam margin, yaitu margin atas, margin bawah, margin kanan, margin kiri, margin header, dan margin footer. Cara mengatur margin adalah sebagai berikut.
1. Klik menu File.
2. Klik Page Setup.
3. Klik tab Margins.
4. Masukkan ukuran margin atas (top), bawah (bottom), kiri (left), kanan (right), header, dan footer dengan klik tanda panah ke atas atau ke bawah. Jika ingin menambahkan nilai ukuran margin sebesar 0.1 satuan, maka klik panah ke atas, sedangkan jika ingin menurunkan nilai ukuran margin sebesar 0.1 satuan, maka klik panah ke bawah. Mengubah ukuran margin juga bisa dilakukan secara langsung, yaitu dengan menghapus ukuran yang tertera pada tombol Font Size kemudian menggantinya sesuai ukuran yang diinginkan lalu tekan Enter.
5. Jika ingin menempatkan tabel data di tengah kertas secara horisontal, maka berilah tanda cek di kotak isian Horisontal, sedangkan jika ingin menempatkan tabel data di tengah kertas secara vertikal, maka berilah tanda cek di kotak isian vertikal.
6. Klik Ok.
l. Mengatur Orientasi Halaman
Pengaturan orientasi halaman bertujuan utnuk mendapatkan ukuran kertas yang dapat menampung semua data dalam satu halaman kerja. Orientasi kertas yang bisa dipilih ada dua, tegak (potrait) dan mendatar (landscape).
Cara mengatur orientasi halaman adalah sebagai berikut.
1. Klik menu File.
2. Klik Page Setup.
3. Pada bagian Orientation, isikan tanda titik dengan cara klik lingkaran. Jika mengingninkan orientasi tegak maka pilih Potrait, sedangkan jika mengingninkan orientasi mendatar, maka pilih Landscape.
Membuat Tabel di Excel
2. Membuat Tabel di Excel
Menu yang digunakan untuk membuat tabel di Microsoft Excel berbeda dengan di Microsoft Word. Excel tidak mempunyai menu Table sehingga apabila ingin membuat tabel, Anda bisa membuat table dengan cara menambahkan halaman Word pada lembar kerja Excel. Berikut ini cara membuat tabel pada lembar kerja Excel.
a. Klik menu Insert.
b. Klik Object sehingga tampil kotak dialog Object.
c. Pilih Microsoft Word Document pada pilihan Object Type.
d. Klik Ok sehingga halaman dokumen Word akan ditambahkan pada lembar kerja Excel.
e. Setelah tampil halaman dokumen Word, Anda klik menu Table.
f. Pilih Insert, kemudian klik table sehingga muncul kotak dialog Insert Table.
g. Tentukan jumlah baris dan kolom tabel dengan mengisi kotak isian Number of Columns untuk jumlah kolom dan Number of Rows untuk jumlah baris. Misalnya, jumlah kolom 3 dan jumlah baris 6.
h. Setelah selesai, klik tombol Ok sehingga akan tampil sebuah tabel pada lembar kerja Excel.
i. Isikan data tabelnya, kemudian klik sembarang di luar halaman dokumen Word sehingga halaman dokumen Word tidak aktif.
Selain cara di atas, Anda juga bisa membuat tabel dengan cara yang lain, yaitu sebagai berikut.
a. Tuliskan data pada sel-sel yang ada di worksheet.
b. Sorot semua data yang telah ditulis.
c. Klik tombol kanan mouse pada data yang disorot, kemudian pilih Format Cells.
d. Klik tab Border pada kotak dialog Format Cells.
e. Klik Outline dan Insert sehingga border terbentuk.
f. Setelah selesai, klik tombol Ok.
Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Angka Untuk Menghasilkan Informasi 4
4. Menggunakan Fasilitas Print Preview
Jika Anda sudah selesai mengedit dokumen Excel, maka Anda bisa menggunakan fasilitas Print Preview untuk menampilkan seluruh hasil pengolahan dokumen tersebut. Fasilitas Print Preview digunakan untuk melihat hasil cetakan melalui layar monitor. Jika melalui fasilitas Print Preview masih menemukan kekurangan pada dokumen dan Anda ingin mengeditnya kembali sebelum dicetak, maka hal tersebut masih bisa dilakukan. Caranya, klik tombol Close yang terdapat pada fasilitas Print preview sehingga worksheet Excel akan kembali aktif.
Berikut ini cara menggunakan fasilitas Print preview.
a. Klik menu File.
b. Klik Print Preview. Sehingga akan tampil menu-menu yang tersedia didalamnya.
Berikut ini fasilitas yang terdapat pada tampilan Print Preview.
| Fasilitas | Kegunaan |
| Next | Menampilkan halaman berikutnya |
| Previous | Menampilkan halaman sebelumnya |
| Zoom | Memperbesar atau memperkecil ukuran tampilan lembar kerja |
| | Menampilkan kotak dialog Print untuk mengatur pencetakan dokumen sekaligus melakukan perintah mencetak. |
| Setup | Mengatur pilihan kertas yang akan digunakan pada pencetakan |
| Margins | Menampilkan dan menyembunyikan batas margin kertas |
| Page Break Preview | Menampilkan tampilan Break Preview |
| Normal View | Mengembalikan ke tampilan normal |
| Close | Menutup tampilan Print Preview |
Membuat Dokumen dengan variasi Teks
B. Membuat Dokumen Pengolah Angka dengan Variasi Teks, table, Grafik, Gambar, dan Diagram
Program microsoft Excel dapat digunakan untuk memodifikasi tampilan dokumen, yaitu dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram. Berikut ini cara memodifikasi dokumen tersebut.
1. Membuat Dokumen dengan Variasi Teks
Data berupa teks yang dituliskan pada sel lembar kerja akan diatur Excel dengan format rata kiri. Excel akan mengenal data teks sebagai kombinasi angka, karakter, dan spasi.
Penulisan data waktu dan tanggal pada lembar kerja Excel bisa dilakukan dengan format default. Penulisan data waktu sesuai dengan sistem format United State, yaitu menggunakan titik dua (:) sebagai fungsi tanda pemisah, contohnya pukul 12:30:10. Demikian pula penulisan data tanggal yang menggunakan tanda pemisah slash (/), contohnya 15/05/2006. penulisan data jam dan data tanggal secara bersamaan dilakukan dengan tanda pemisah spasi, contohnya 12:30:10 15/05/2006. Dalam program Excel ini, semua data tanggal dapat diubah menjadi data angka dan semua data waktu bisa diubah menjadi bilangan desimal. Cara mengubahnya, pilih sel yang berisi data tanggal dan data waktu, kemudian klik menu Format, pilih Cells, klik tab Number, klik General dalam kotak Category, dan klik tombol Ok. Selain hal tersebut, Excel juga dapat digunakan untuk menghitung data tanggal. Caranya, masukkan data tanggal ”05/04/2006”+”05/04/2004”, diperoleh hasil 76894 hari.
Jika ingin menulisakan data angka atau bilangan, maka Anda dapat menuliskannya di dalam sel lalu tekan Enter. Selanjutnya, data angka atau bilangan tersebut akan tampil rata kanan. Jika ingin mengubah rata kanan dari data tersebut, maka sorot terlebih dahulu data angka yang ngin diubah lalu klik menu Format, pilih Cells, klik tab Alingment, kemudian pilih pengaturan yang diinginkan dan akhiri dengan klik tombol Ok.
Pengubahan format angka dilakukan dengan klik menu Format, klik Cells, klik tab Number pada kotak pilihan Category, tentukan format angka yang diinginkan, dan akhiri dengan klik tombol Ok. Jika Anda ingin melakukan perubahan tanggapan Excel terhadap data angka menjadi data teks, maka klik menu Format, klik Cells, pilih tab Number, pilih Text pada kotak pilihan Category, kemudian pilih tombol Ok. Jika ingin memasukkan angka ½ ke dalam sel untuk menuliskan angka 0,5 maka tekan angka nol, tekan spasi, lalu ketikkan ½. Selanjutnya, jika ingin memasukkan angka negatif ke dalam sel, gunakan tanda minus (-) atau dapat diawali dengan tanda kurung buka ( ) . Contohnya, cara menulis -300 adalah dengan mengetik tanda kurung buka, ketik angka 300, lalu ketik tanda kurung tutup dan tekan Enter.
Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Angka Untuk Menghasilkan Informasi 5
5. Mencetak Dokumen
Jika dokumen sudah tidak ada perubahan lagi, maka dokumen siap dicetak. Cara mencetak dokumen adalah sebagai berikut.
a. Klik menu File kemudian pilih Print atau tekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
b. Pilihlah printer yang akan digunakan dengan mengisi jenis printer pada kotak isian Name.
c. Pengaturan yang bisa dilakukan antara lain sebagai berikut.
1. Bagian Print Range berfungsi untuk mengatur selang halaman yang ingin dicetak. Secara default, komputer akan memilih All, yaitu mencetak seluruh halaman, sedangkan jika ingin mencetak dengan halaman tertentu maka pilih page(s) dan masukkan halaman yang ingin dicetak (From dan To).
2. Bagian Print What terdiri dari pilihan Selection untuk mencetak worksheet di mana sel sedang aktif, pilihlah Active sheet(s) untuk mencetak seluruh worksheet yang aktif, dan pilihlah Entire workbook untuk mencetak seluruh data di workbook.
3. Bagian Number of Copy berfungsi untuk mengatur jumlah copy –an dari data yang ingin dicetak, yaitu dengan klik tanda panah ke atas atau ke bawah.
d. Klik tab Properties, kemudian klik tab Paper/Quality. Masukkan ukuran kertas yang akan digunakan pada kotak isian Size is dan kulitas pencetakan pada pilihan Print Quality.
e. Klik Ok untuk mengakhiri kotak dialog Properties.
f. Selannjutnya, klik Ok untuk memulai mencetak dokumen.
0 komentar:
Posting Komentar